Gebruik en Terugbetaling
Papieren dienstencheques
De gebruiker neemt contact met u op en bespreekt met u de praktische modaliteiten : dag(en), uurrooster, enz.
U als erkende onderneming verbindt er zich toe de prestaties te leveren volgens de overeengekomen modaliteiten.
De gebruiker overhandigt 1 dienstencheque per volledig gepresteerd werkuur aan uw werknemer. De werknemer mag het schutblad niet aannemen (klik hier om het te zien).
Wat moet uw werknemer doen:
- De werknemer vult de verso van de dienstencheque in, goed leesbaar, in het donker blauw of zwart inkt, met zijn nationaal nummer (INSZ), naam, voornaam en ondertekent elke dienstencheque.
- De werknemer overhandigt u de dienstencheques die hij van de gebruikers ontvangen heeft.
Wat moet u (erkende onderneming) doen :
- u vult de verso van de dienstencheque in, goed leesbaar, in het donker blauw of zwart inkt, het rechterluik van de dienstencheque in (zie animatie hieronder): naam en adres van uw onderneming en uw erkenningnummer. U mag hiervoor een stempel gebruiken.
- u stuurt ons, zoals vermeld in de procedure, de dienstencheques waarvoor u terugbetaling wenst. Bewaar het afscheurbare luik van deze cheques totdat u de betaling ontvangen hebt.
Let op: De in te vullen gegevens op de dienstencheques zijn wettelijk bepaald. Als deze gegevens niet leesbaar zijn of andere informatie onleesbaar maken, kan de uitbetaling worden geweigerd.
Bijzondere gevallen (verlies/diefstal)
Vooraleer u cheques voor terugbetaling aan Sodexo stuurt, hebt u misschien nog specifieke vragen :
Aangifte van verlies/diefstal van dienstencheques voor de erkende onderneming
Elektronische dienstencheques
Raadpleging en goedkeuring van de prestatie door de erkende onderneming
U kan de prestaties van al uw werknemers bekijken op het beveiligde extranet voor de dienstencheques. U kan ze dus meteen, vanaf de datum van de prestatie, valideren of wijzigen vooraleer ze kenbaar worden gemaakt aan de klanten « gebruikers ». Na 5 werkdagen worden de prestaties evenwel automatisch gevalideerd. Alleen het aantal gepresteerde uren en het type activiteit kunnen een aanleiding tot wijziging zijn. U kan ook onvolledig of foutief ingevulde prestaties annuleren.
Wanneer de prestatie door u gevalideerd is, stuurt het systeem een bericht aan de gebruiker en kan hij deze bevestigen.
De aanvraag tot terugbetaling
Via het beveiligde extranet kan u aan Sodexo de lijst van elektronische cheques meedelen waarvoor u terugbetaling vraagt. Het is wel essentieel dat dit binnen een termijn van 9 maanden na uitgifte van de dienstencheques gebeurt.
Alleen automatisch gevalideerde cheques en cheques die door de gebruiker gevalideerd werden komen in aanmerking voor terugbetaling.